Schematy organizacyjne stoczni na przestrzeni lat

Najpierw trochę historii: Skąd się wzięły pierwsze schematy organizacyjne i kto je wprowadził do powszechnego stosowania¹ 

Pierwsze nowoczesne schematy organizacyjne, przypominające te stosowane współcześnie, zostały wprowadzone w połowie XIX wieku (ok. 1854-1855 r.) przez szkocko-amerykańskiego inżyniera kolejowego Daniela McCalluma (przy współpracy z George’em Holtem Henshawem).  

Oto szczegółowe informacje, kto i w jakim celu wprowadził te schematy: 

1. Kto wprowadził schematy organizacyjne? 

• Daniel McCallum (1815–1878): Generał brygady podczas wojny secesyjnej, inżynier i zarządca New York and Erie Railroad. 

• George Holt Henshaw: Inżynier, który narysował pierwszy schemat na podstawie koncepcji McCalluma. 

• Kontekst: W obliczu gwałtownego rozwoju kolei i zarządzania tysiącami pracowników, klasyczne metody zarządzania przestały wystarczać, co wymusiło potrzebę wizualizacji hierarchii.  

2. W jakim celu wprowadzono schematy organizacyjne? 

Głównym celem wprowadzenia schematów było rozwiązanie problemów komunikacyjnych i operacyjnych w bardzo dużej firmie kolejowej. 

• Zarządzanie dużą skalą: New York and Erie Railroad była wówczas jedną z najdłuższych kolei na świecie. Tradycyjne, bezpośrednie zarządzanie było niemożliwe. Schemat pozwalał zarządzać złożonością. 

• Zdefiniowanie podległości (łańcucha dowodzenia): McCallum stworzył schemat, aby wyraźnie określić, kto jest kim, za co odpowiada i kto komu podlega. 

• Zwiększenie efektywności: Graficzne przedstawienie struktury (pierwotnie w formie drzewa) pomagało w identyfikacji wąskich gardeł w komunikacji i przepływie informacji między działami. 

• Podział obowiązków: Umożliwiało sprawne przypisanie odpowiedzialności za konkretne zadania (np. utrzymanie torów, operacje stacyjne) konkretnym działom. 

• Uporządkowanie operacyjne: Służył jako mapa ułatwiająca zrozumienie relacji między pracownikami a kierownictwem.  

3. Ewolucja i znaczenie 

Choć pierwszy schemat McCalluma przedstawiał strukturę w formie drzewa (z zarządem u podstawy jako korzeniami), idea ta szybko ewoluowała w kierunku piramidalnych struktur hierarchicznych. W początkach XX wieku, wraz z rozwojem inżynierii przemysłowej (np. Taylora), schematy stały się standardem w korporacjach w celu optymalizacji pracy.  

•   Definicja schematu organizacyjnego 

Schematy organizacyjne w dużym przedsiębiorstwie to graficzne przedstawienie struktury  organizacji. Ich celem jest zilustrowanie relacji i hierarchii służbowych  w przedsiębiorstwie  

(lub w organizacji). Stanowiska pracowników są zazwyczaj przedstawiane w ramkach lub okręgach, połączonych liniami z innymi stanowiskami (pracownikami i działami). Analiza schematu organizacyjnego firmy pozwala szybko zrozumieć strukturę przedsiębiorstwa, liczbę jego poziomów oraz miejsce każdej komórki organizacyjnej i oczywiście jej  pracownika w przedsiębiorstwie. 

W przeszłości schematy organizacyjne były wykorzystywane głównie przez działy HR², kadrę kierowniczą i nowo zatrudnionych pracowników. Dział HR często odpowiada za utrzymanie schematu organizacyjnego, aktualizując go w przypadku nowych pracowników oraz w przypadku zmiany stanowiska lub odejścia z firmy. Kiedy inne jednostki biznesowe potrzebują schematu organizacyjnego, wiedzą, do kogo się zwrócić. Liderzy firm wykorzystują schemat organizacyjny w różnych sytuacjach, na przykład podczas prezentacji, aby uzasadnić zwiększenie lub zmniejszenie liczby pracowników oraz określić, gdzie pracownik może mieć możliwość zmiany stanowiska. 

Dla nowego pracownika schemat organizacyjny może być kołem ratunkowym, pomagając mu zapamiętać imiona i nazwiska oraz stanowiska, a także lepiej zrozumieć swoje miejsce w strukturze firmy. Nowi pracownicy są nieustannie bombardowani nazwiskami, a schemat organizacyjny może być doskonałym źródłem informacji o tym, kim tak naprawdę są te osoby. W rzeczywistości każdy pracownik może skorzystać z dostępu do imion, zdjęć oraz profili zawodowych i osobistych swoich współpracowników. 

W Stoczni w Gdyni Tworzeniem schematów organizacyjnych zajmowało się Biuro Organizacji o symbolu „NO”. Symbol komórki organizacyjnej „NO” wskazywał, że jest to komórka organizacyjnie podległa dyrektorowi naczelnemu Stoczni. Przez długi okres czasu komórka tą „dowodził” dr Czesław Skowron, który był wielkim entuzjastą  nowoczesnego zarządzania wielkimi zespołami pracowniczymi.  Stocznia w swym rozkwicie liczyła prawie 12.500 pracowników. To w połowie lat 70- tych dr Cz. Skowron nawiązał kontakt z profesorami Uniwersytetu Warszawskiego (UW), którzy mieli prawo jeździć na tzw. „zachód” i tam, eksplorować to, co dotyczyło kierowania wielkimi zespołami pracowniczymi. Właśnie w oparciu o tą współpracę z UW powstał w Stoczni pomysł, by w oparciu o takie doświadczenia stworzyć w Stoczni „Kadrę Rezerwową”, poddać ją procesowi szkolenia właśnie w oparciu o nowe teorie zarządzania wielkimi korporacjami  popularnymi zwłaszcza w USA. W tym celu Biuro Kadr z kierownictwem Stoczni wytypowało 30 osobową kadrę rezerwową, którą poddano procesowi szkolenia. Grupa ta była szkolona na sesjach wyjazdowych (piątek – po pracy, sobota i niedziela do 15:00) w Wieżycy. Trzeba dodać, iż po formalnym procesie szkolenia, tak przeszkolona kadra rezerwowa musiała zdać praktyczny egzamin  ze zdobytej wiedzy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi³. W ciągu niespełna 6 lat cała tak wyszkolona kadra zaczęła obejmować wyższe stanowiska kierownicze w Stoczni i w ten sposób z nawiązką oddano to, czego nauczyli się w we wspomnianym procesie szkolenia.  

4. Zasady tworzenia schematów organizacyjnych.

Analizując utworzone na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat w Stoczni Schematy Organizacyjne dość łatwo dostrzec pewne prawidłowości jakimi kierowano się przy ich tworzeniu. Oto one: 

• Dopasowanie do strategii i celów: Struktura musi wspierać cele biznesowe firmy (np. innowacyjność, niskie koszty). 

• Hierarchia i jedność rozkazodawstwa: Jasne określenie, kto komu podlega, co ogranicza chaos decyzyjny. 

• Specjalizacja i jednostki organizacyjne jak piony, wydziały, działy, pracownie itp.: Grupowanie stanowisk według funkcji (np. marketing, projektowanie, produkcja), produktu, obszaru geograficznego lub procesów. 

• Zasada rozpiętości kierowania: Określenie racjonalnej liczby podwładnych przypadających na jednego kierownika. 

• Prostota i czytelność: Schemat powinien być łatwy do zrozumienia dla wszystkich pracowników, przedstawiając jasno role i linie sprawozdawczości i lub raportowania z wykonawstwa przypisanych zadań. 

• Elastyczność: Struktura powinna umożliwiać szybką adaptację do zmian rynkowych. 

• Dokumentacja stanowisk: Każdy boks (kwadracik)  na schemacie powinien odpowiadać opisowi stanowiska pracy (zakres obowiązków i odpowiedzialności).  

• Dopasowanie do strategii i celów: Struktura musi wspierać cele biznesowe Stoczni (np. innowacyjność procesów projektowania,  wykonawstwa, niskie koszty). 

• Hierarchia i jedność rozkazodawstwa: Jasne określenie, kto komu podlega, co ogranicza chaos decyzyjny. 

5.  Cele jakie przyświecają tworzeniu schematów organizacyjnych.

Schematy organizacyjne to niezbędne narzędzia, które służą wielu celom strategicznym i operacyjnym w Stoczni. Zapewniają przejrzysty przegląd struktury organizacyjnej firmy, pomagając nowym pracownikom szybko zrozumieć swoje role i relacje służbowe.  

Skuteczny schemat organizacyjny usprawnia procesy wdrażania, redukuje zamieszanie i dostosowuje działania zespołu do celów organizacji. Dla kadry zarządzającej zapewnia on całościowy obraz hierarchii Stoczni, ułatwiając identyfikację luk w kierownictwie, zwolnień lub obszarów wymagających restrukturyzacji. Ponadto schematy organizacyjne wspierają lepszą alokację zasobów, ułatwiają komunikację wewnętrzną i promują kulturę przejrzystości. 

6. Schemat organizacyjny Stoczni i związana z tym jej przejrzystość i komunikacja wewnętrzna.

Jedną z głównych korzyści płynących z tworzenia poprawnego schematu organizacyjnego jest jego zdolność do usprawnienia komunikacji i przejrzystości organizacyjnej. Zrozumienie przez pracowników struktury podległości służbowej zmniejsza niejasności dotyczące uprawnień decyzyjnych i przepływu pracy.  

Przejrzysta wizualizacja struktury zespołu pomaga pracownikom zorientować się, do kogo zwrócić się w konkretnych sprawach, co sprzyja tworzeniu bezpośrednich i efektywnych kanałów komunikacji. Co więcej, dobrze zaprojektowana struktura organizacyjna może ujawnić linie komunikacyjne między pionami, wydziałami i działami, zachęcając do współpracy i ograniczając nieporozumienia.  

W przypadku zdalnej struktury zespołu (było to szczególnie ważne w momencie gdy stocznia tworzyła/zawiązywała spółki córki), schemat organizacyjny staje się jeszcze ważniej-szy, ponieważ odległość fizyczna może utrudniać zrozumienie linii podległości i obowiązków. 

Zobrazowana w schemacie organizacyjnym wizualna przyjęta hierarchia komórek i stanowisk  w stoczni pomagała również kierownictwu w identyfikowaniu wąskich gardeł komunikacyjnych i dostosowywaniu struktury w celu usprawnienia przepływu informacji w całej organizacji.  

Trzeba wspomnieć, iż w stoczni pierwszy schemat organizacyjny (jaki mamy udokumentowany pochodzi z roku 1946) obrazuje jej strukturę organizacyjną i wzajemne zależności poszczególnych obszarów zobrazowanych na tym schemacie.  

Sporo czasu musiało upłynąć, by kierownictwo stoczni rozszerzyło przydatność tego dokumentu do wprowadzenia zasady, że  kierownikowi każdej komórki organizacyjnej i każdemu stanowisku np. Głównemu Specjaliście ds. … opracowano „Stanowiskową Kartę Służby”, w której zapisywano zakres prac przynależny do danego stanowiska, obowiązki, podległość i zakres odpowiedzialności⁴. 

  Nawet najlepiej opracowany Schemat Organizacyjny ma jednak kilka wad. Najbardziej oczywistym jest to, że do niedawna był to dokument statyczny. Dział Organizacji nie zawsze pamięta o aktualizacjach lub ma na nie czas, szczególnie gdy firma dynamicznie się rozwija i regularnie zwiększa zatrudnienie. Schemat organizacyjny szybko staje się dokumentem historycznym, a nie zasobem czasu rzeczywistego. Każde dodane lub zmienione stanowisko wymaga ręcznej edycji, a następnie ponownego rozpowszechnienia. Zanim wszyscy otrzymają zaktualizowany schemat, staje się on nieaktualny w chwili dodania lub zmiany jakiegokolwiek stanowiska. 

7. Zasady określania ról w organizacji przedsiębiorstwa/stoczni i obowiązków wynikających z przyjętej formuły schematu organizacyjnego.

Pierwszym krokiem w stworzeniu efektywnego schematu organizacyjnego jest identyfikacja wszystkich ról w organizacji i określenie ich obowiązków. Proces ten obejmuje gromadzenie danych z dokumentacji organizacyjnej, opisów stanowisk oraz informacji zwrotnych od kierowników pionów, wydziałów i działów, aby zapewnić należytą dokładność. Jasny podział ról pomaga uniknąć nakładania się i luk w obowiązkach, które mogą prowadzić do nieporozumień lub nieefektywności. Po zidentyfikowaniu ról można je uporządkować w logiczne grupy według funkcji, zespołów lub lokalizacji geograficznych. Ten fundamentalny krok zapewnia, że ​​schemat organizacyjny dokładnie odzwierciedla aktualną strukturę firmy i służy jako wiarygodna pomoc wizualna do komunikowania ról i hierarchii służbowej w organizacji. 

 Bardzo ciekawym etapem sprawdzania wiarygodności opracowanych w stoczni schematów organizacyjnych było zadanie, jakie postawiło kierownictwo stoczni przed stocznią, by osiągnąć Certyfikat Jakości zgodnego z Normą ISO 9001. Aby osiągnąć zamierzony cel, w każdej komórce organizacyjnej stoczni (teraz dopiero schemat organizacyjny okazał się być ważnym, podstawowym dokumentem w stosunku, do którego określono zasięg stosowania procedur) wyznaczono osoby, które po stosownym przeszkoleniu porządkowały dokumenty i opisywały procedury postepowania w zakresie tworzenia dokumentów, ich zawartości, przejrzystości i obiegu tejże dokumentacji w stoczni. Dopiero wówczas zdano sobie sprawę, jak ważnym dokumentem był schemat organizacyjny stoczni. Po uzyskaniu wspomnianego Certyfikatu (11.03.1997 r.) obowiązujący schemat organizacyjny został po raz, który poddany analizie i dokonano jego uaktualnienia właśnie w oparciu o wyniki uzyskane z zastosowania procedur wynikające wprost z olbrzymiej pracy organizacyjnej związanej z przygotowaniami stoczni do uzyskaniu Certyfikatu ISO 9001. 

Tak więc Schemat Organizacyjny Stoczni nabrał rangę ważnego dokumentu organizacyjnego. W stoczniowym Biurze Organizacji miano świadomość, iż stworzenie efektywnego schematu organizacyjnego wymaga dbałości o szczegóły i strategicznego myślenia. Najpierw należy  zdefiniować zakres i cel schematu – czy to w kontekście wprowadzaniu nowego pracownika w proces zaznajamiania się ze strukturą organizacyjną stoczni, komunikacji wewnętrznej, czy planowania strategicznego – ponieważ wpływa to na wymagany poziom szczegółowości. Zdano sobie sprawę z konieczności zastosowania logicznego układu, który odzwierciedla rzeczywiste struktury podległości i relacje funkcjonalne, unikając zbędnej złożoności. Spójność elementów schematu zwiększa czytelność i profesjonalizm. Należy stosować jasne etykiety i tytuły dla zadań, aby uniknąć niejasności. Regularne przeglądanie i aktualizowanie schematu pomaga zachować jego dokładność i trafność. Stosując się do tych najlepszych praktyk, specjaliści od zasobów ludzkich i menedżerowie mogą opracować wizualną hierarchię, która nie tylko jasno komunikuje strukturę organizacyjną, ale także wspiera elastyczność operacyjną i rozwój Stoczni.  

Kłopoty przemysłu okrętowego związane z turbulencjami na rynkach finansowych, brak dostępnego kredytowania, brak rozsądnego wsparcia ze strony władz centralnych w stosunku do tego przemysłu, oraz ciągłe zmiany na szczytach zarządzania stocznią spowodowały to, że uwaga zarządu stoczni skierowana została bardziej na przetrwanie firmy, niż na pilnowanie i doskonalenie stoczniowego Schematu Organizacyjnego. Na nic nie zdały się wszelkie wysiłki, stocznia została zlikwidowana w roku 2009, zaś jej Schematy Organizacyjne stały się tylko dokumentami archiwalnymi.   

Załączniki: 

1. Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 1946; 

2. Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 1947; 

3. Schemat organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 1984; 

4. Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 1999; 

5. Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdynia z roku 2005; 

6. Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 2007; 

7. Stanowiskowa Karta Służby (SKS) K-k Oddziału Produkcyjnego⁵ 

8. Stanowiskowa Karta Służby (SKS) K-ka Wydz. K – ka Wydz. K – 3; 

9. Stanowiskowa Karta Pracy (SKP) Głównego Inżyniera Budowy; 

10.  Ramowy Zakres Działalności Biura Nadzoru Realizacji Kontraktu. 

11.  Stanowiskowa Karta Służby – a,b,c,d 

Załącznik nr 1. Schemat organizacyjny stoczni z roku 1946.

  Załącznik nr 2 Schemat organizacyjny Stoczni z Roku 1947.

Zał.acznik nr 3 Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 1984. 

Załącznik nr 4 Schemat Organizacyjny Stoczni w Gdyni z roku 1999; 

Załącznik nr 5. Schemat Organizacyjny Stoczni z roku 2005.

Dla e-Dla e-muzeum opracował Edmund Piór (inż.) Główny Technolog Budowy
Gdynia luty 2026r.